Politica de Confidentialitate

Ultima actualizare: 31 ianuarie 2026

1. Introducere

Vestis Experts se angajeaza sa protejeze confidentialitatea si securitatea datelor dumneavoastra personale. Prezenta Politica de Confidentialitate descrie modul in care colectam, utilizam, stocam si protejam informatiile dumneavoastra personale atunci cand vizitati site-ul nostru web vestisexperts.ro sau cand utilizati serviciile noastre.

Aceasta politica a fost elaborata in conformitate cu Regulamentul General privind Protectia Datelor (UE) 2016/679 (GDPR), legislatia nationala aplicabila in materia protectiei datelor cu caracter personal, precum si cu cele mai bune practici din domeniu.

Va rugam sa cititi cu atentie aceasta politica. Prin utilizarea site-ului nostru si a serviciilor noastre, confirmati ca ati luat cunostinta de practicile descrise in prezentul document.

2. Identitatea Operatorului de Date

In calitate de operator de date, Vestis Experts determina scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal colectate prin intermediul site-ului web si al serviciilor oferite.

3. Datele Personale Colectate

3.1 Date furnizate direct de dumneavoastra

Cand completati formularul de contact, solicitati o oferta sau interactionati cu noi, este posibil sa ne furnizati urmatoarele categorii de date:

• Nume si prenume - pentru identificare si comunicare personalizata;
• Adresa de email - pentru corespondenta si transmiterea informatiilor solicitate;
• Numarul de telefon - pentru contactare directa si comunicare rapida;
• Numele companiei/organizatiei - pentru identificarea contextului profesional;
• Continutul mesajelor - informatiile pe care ni le transmiteti prin formularul de contact sau prin email.

3.2 Date colectate automat

Atunci cand vizitati site-ul nostru, este posibil sa colectam automat anumite informatii tehnice, inclusiv:

• Adresa IP - pentru securitatea site-ului si analiza traficului;
• Tipul si versiunea browserului - pentru optimizarea experientei de navigare;
• Sistemul de operare - pentru compatibilitate tehnica;
• Paginile vizitate si durata vizitei - pentru imbunatatirea continutului si structurii site-ului;
• Sursa de referinta (site-ul de pe care ati ajuns pe pagina noastra);
• Date despre cookie-uri - conform Politicii noastre de Cookie-uri.

4. Scopurile Prelucrarii Datelor

Datele dumneavoastra personale sunt prelucrate in urmatoarele scopuri:

• Raspunsul la solicitarile dumneavoastra - procesarea mesajelor primite prin formularul de contact si furnizarea informatiilor solicitate;
• Furnizarea serviciilor - cercetarea documentelor, obtinerea actelor din arhive, servicii de traducere si apostilare;
• Comunicare - transmiterea de informatii relevante despre serviciile noastre, actualizari sau modificari;
• Imbunatatirea site-ului - analiza modului in care site-ul este utilizat pentru a optimiza experienta utilizatorilor;
• Conformitate legala - indeplinirea obligatiilor legale care ne revin;
• Securitate - protejarea site-ului impotriva utilizarii frauduloase sau neautorizate.

5. Temeiul Legal al Prelucrarii (Art. 6 GDPR)

Prelucram datele dumneavoastra personale in baza urmatoarelor temeiuri juridice:

• Consimtamantul dumneavoastra (Art. 6 alin. 1 lit. a GDPR) - atunci cand ne furnizati in mod voluntar datele prin formularul de contact sau prin email. Aveti dreptul de a va retrage consimtamantul in orice moment, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate anterior retragerii;
• Executarea unui contract sau masuri precontractuale (Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) - atunci cand prelucrarea este necesara pentru furnizarea serviciilor solicitate de dumneavoastra sau pentru luarea unor masuri la cererea dumneavoastra inainte de incheierea unui contract;
• Interesul nostru legitim (Art. 6 alin. 1 lit. f GDPR) - pentru imbunatatirea serviciilor noastre, securitatea site-ului si analiza traficului web, in masura in care aceste interese nu sunt depasite de drepturile si libertatile dumneavoastra fundamentale;
• Obligatii legale (Art. 6 alin. 1 lit. c GDPR) - atunci cand prelucrarea este necesara pentru conformarea cu obligatiile legale care ne revin.

6. Perioada de Stocare a Datelor

Datele dumneavoastra personale sunt stocate doar atat timp cat este necesar pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, respectiv:

• Datele din formularul de contact - sunt pastrate pe durata necesara solutionarii solicitarii dumneavoastra si pentru o perioada de maxim 3 ani de la ultima interactiune, in scopul gestionarii relatiei cu clientii;
• Datele contractuale - sunt pastrate pe durata contractului si pentru o perioada de 5 ani dupa finalizarea acestuia, conform obligatiilor legale de arhivare;
• Datele de navigare si cookie-uri - sunt stocate conform perioadelor specificate in Politica noastra de Cookie-uri, de regula intre 30 de zile si 12 luni;
• Datele necesare conformarii legale - sunt pastrate pe perioada impusa de legislatia aplicabila.

La expirarea perioadelor de stocare, datele dumneavoastra personale vor fi sterse sau anonimizate in mod securizat.

7. Drepturile Dumneavoastra

In conformitate cu GDPR, beneficiati de urmatoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastra personale:

• Dreptul de acces (Art. 15 GDPR) - aveti dreptul de a obtine confirmarea faptului ca datele dumneavoastra sunt prelucrate si de a solicita o copie a acestora;
• Dreptul la rectificare (Art. 16 GDPR) - aveti dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;
• Dreptul la stergere / dreptul de a fi uitat (Art. 17 GDPR) - aveti dreptul de a solicita stergerea datelor dumneavoastra personale, sub rezerva anumitor exceptii legale;
• Dreptul la restrictionarea prelucrarii (Art. 18 GDPR) - aveti dreptul de a solicita limitarea prelucrarii datelor dumneavoastra in anumite circumstante;
• Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20 GDPR) - aveti dreptul de a primi datele dumneavoastra personale intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat;
• Dreptul la opozitie (Art. 21 GDPR) - aveti dreptul de a va opune prelucrarii datelor dumneavoastra personale in anumite situatii, inclusiv in scopuri de marketing direct;
• Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate (Art. 22 GDPR) - aveti dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri.

Pentru exercitarea oricaruia dintre aceste drepturi, va rugam sa ne contactati la adresa de email [email protected]. Vom raspunde solicitarii dumneavoastra in termen de maximum 30 de zile de la primirea cererii.

8. Destinatarii Datelor Personale

Datele dumneavoastra personale pot fi comunicate urmatoarelor categorii de destinatari, in masura in care acest lucru este necesar:

• Furnizori de servicii IT - companii care ne ofera servicii de gazduire web, mentenanta si securitate a site-ului;
• Furnizori de servicii de analiza - instrumente de analiza a traficului web (cum ar fi Google Analytics), in scopul imbunatatirii site-ului;
• Parteneri de afaceri - in masura in care este necesar pentru furnizarea serviciilor solicitate de dumneavoastra (de exemplu, birouri de traduceri, autoritati publice pentru obtinerea documentelor);
• Autoritati publice - in cazul in care suntem obligati prin lege sa comunicam anumite informatii.

Toti destinatarii datelor dumneavoastra personale sunt obligati sa respecte confidentialitatea si securitatea acestor date si sa le prelucreze doar in conformitate cu instructiunile noastre si cu legislatia aplicabila.

9. Transferuri Internationale de Date

In principiu, datele dumneavoastra personale sunt prelucrate si stocate pe teritoriul Uniunii Europene/Spatiului Economic European (UE/SEE).

In situatia in care transferul datelor in afara UE/SEE este necesar (de exemplu, prin utilizarea unor furnizori de servicii cu sediul in tari terte), ne asiguram ca exista garantii adecvate pentru protectia datelor dumneavoastra, cum ar fi:

• Decizii de adecvare emise de Comisia Europeana;
• Clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeana;
• Alte garantii prevazute de GDPR (art. 46-49).

10. Securitatea Datelor

Vestis Experts implementeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a proteja datele dumneavoastra personale impotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau modificarii accidentale. Aceste masuri includ, fara a se limita la:

• Criptarea comunicatiilor prin protocol HTTPS/SSL;
• Controlul accesului la datele personale pe baza principiului necesitatii de a cunoaste;
• Actualizarea regulata a software-ului si a masurilor de securitate;
• Instruirea personalului cu privire la protectia datelor personale;
• Evaluari periodice ale riscurilor si masurilor de securitate implementate.

Cu toate acestea, nicio metoda de transmitere a datelor prin internet sau de stocare electronica nu este complet sigura. Desi depunem toate eforturile pentru a proteja datele dumneavoastra, nu putem garanta securitatea absoluta a informatiilor transmise catre site-ul nostru.

11. Plangeri

Daca considerati ca prelucrarea datelor dumneavoastra personale incalca dispozitiile GDPR sau ale legislatiei nationale aplicabile, aveti dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere competenta:

Inainte de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere, va incurajam sa ne contactati pentru a incerca sa rezolvam problema in mod amiabil.

12. Modificari ale Politicii de Confidentialitate

Vestis Experts isi rezerva dreptul de a modifica prezenta Politica de Confidentialitate in orice moment, pentru a reflecta schimbarile in practicile noastre de prelucrare a datelor sau modificarile legislatiei aplicabile.

Orice modificare semnificativa va fi comunicata prin publicarea versiunii actualizate pe aceasta pagina, insotita de data ultimei actualizari. Va recomandam sa consultati periodic aceasta pagina pentru a fi la curent cu cele mai recente informatii privind protectia datelor dumneavoastra.

13. Contact

Pentru orice intrebari, solicitari sau preocupari legate de prelucrarea datelor dumneavoastra personale sau de prezenta Politica de Confidentialitate, ne puteti contacta la:

Ne angajam sa raspundem tuturor solicitarilor in cel mai scurt timp posibil si in conformitate cu termenele prevazute de legislatia aplicabila.